Nội Dung
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ tại Việt Nam là bước bắt buộc để giấy tờ, văn bản do cơ quan Hoa Kỳ cấp được công nhận và sử dụng hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam. Đây là quy trình xác nhận tính pháp lý của chữ ký, con dấu, tư cách người ký, giúp hồ sơ Mỹ – Việt có giá trị sử dụng song phương.
Chứng nhận lãnh sự: do Bộ Ngoại giao của nước cấp giấy tờ thực hiện.
Hợp pháp hóa lãnh sự: do Cơ quan đại diện ngoại giao của nước nơi giấy tờ được sử dụng thực hiện (Đại sứ quán/ Tổng Lãnh sự quán).
Trường hợp Việt Nam ↔ Hoa Kỳ: giấy tờ Việt Nam dùng tại Mỹ và Mỹ dùng tại Việt Nam đều cần đi qua 2 khâu trên.
Du học/định cư/visa: bằng cấp, bảng điểm, giấy khai sinh, đăng ký kết hôn…
Việc làm/di trú: thư mời, hợp đồng lao động, lý lịch tư pháp.
Kinh doanh/đầu tư: đăng ký kinh doanh, điều lệ, hợp đồng thương mại, ủy quyền.
Thủ tục dân sự: giấy ủy quyền, hồ sơ con nuôi, giấy tờ y tế.
Nếu tài liệu phát hành ở Việt Nam nhưng dùng tại Mỹ, hoặc phát hành ở Mỹ nhưng dùng tại Việt Nam, gần như chắc chắn cần hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước/hiệp định cụ thể).
Tùy loại giấy tờ, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu khác nhau; thường gồm:
Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa (đúng mẫu, không tẩy xóa).
Bản dịch tiếng Anh (nếu giấy tờ Việt Nam) đã dịch thuật – công chứng và giáp lai.
Tờ khai/đơn đề nghị theo mẫu của cơ quan ngoại giao.
Bản sao hộ chiếu/CCCD của người đứng tên hoặc người nộp hộ; giấy ủy quyền (nếu nộp thay).
Lệ phí theo biểu phí hiện hành.
Tip: Chụp/scan rõ nét toàn bộ hồ sơ để kiểm tra trước khi nộp, tránh phải đi lại nhiều lần.
Bước 1 – Dịch thuật & công chứng sang tiếng Anh
Dịch chuẩn thuật ngữ; công chứng và đóng dấu giáp lai.
Bước 2 – Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam
Nộp bản gốc + bản dịch tại Cục Lãnh sự (HN) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM để được chứng nhận lãnh sự.
Bước 3 – Hợp pháp hóa tại cơ quan Hoa Kỳ tại Việt Nam
Nộp hồ sơ đã được Bộ Ngoại giao VN chứng nhận đến Đại sứ quán Hoa Kỳ (HN) hoặc Tổng Lãnh sự quán Hoa Kỳ (TP.HCM) để hợp pháp hóa.
Bước 4 – Nhận kết quả
Nhận bản giấy tờ gắn kèm trang xác nhận/tem của cơ quan Hoa Kỳ → sử dụng hợp pháp tại Mỹ.
Dịch & công chứng: 1–3 ngày.
Chứng nhận Bộ Ngoại giao VN: 3–5 ngày làm việc.
Hợp pháp hóa phía Hoa Kỳ: 2–4 ngày làm việc.
Bước 1 – Xác nhận tại bang/tiểu bang (nếu áp dụng)
Một số giấy tờ do Notary Public/State chứng nhận cần được State Authentication trước khi gửi lên liên bang.
Bước 2 – Chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ
Xác nhận chữ ký/con dấu của tiểu bang hoặc liên bang trên tài liệu.
Bước 3 – Hợp pháp hóa tại cơ quan Việt Nam tại Hoa Kỳ
Nộp hồ sơ đã qua Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ đến Đại sứ quán Việt Nam tại Washington D.C. hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam (San Francisco/Houston/New York) để hợp pháp hóa.
Bước 4 – Dịch thuật & công chứng (nếu cần)
Nếu dùng tại Việt Nam, nhiều cơ quan yêu cầu bản dịch tiếng Việt có công chứng đi kèm.
Bang/tiểu bang: tùy nơi (1–2 tuần).
Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ: thường 1–2 tuần (có thể lâu hơn nếu gửi bưu điện).
Cơ quan VN tại Hoa Kỳ: 3–5 ngày làm việc.
Bản gốc sai định dạng/đã tẩy xóa → Xin lại đúng mẫu, không chỉnh sửa.
Bản dịch thiếu giáp lai/thiếu công chứng → Dịch tại đơn vị uy tín, kiểm tra kỹ con dấu/giáp lai.
Sai tuyến nộp hồ sơ (nộp nhầm cơ quan) → Đọc kỹ hướng dẫn, xác định đúng nơi cấp giấy tờ & nơi sử dụng.
Thiếu ủy quyền khi nộp hộ → Chuẩn bị giấy ủy quyền hợp lệ + giấy tờ tùy thân người nộp hộ.
Chậm tiến độ do đặt lịch/hẹn sai → Đặt lịch sớm; ưu tiên nộp trực tiếp khi có thể.
7.1. Apostille có dùng được tại Việt Nam không?
Việt Nam hiện không áp dụng Apostille trực tiếp; giấy tờ nước ngoài muốn dùng tại VN vẫn phải hợp pháp hóa qua cơ quan ngoại giao Việt Nam.
7.2. Có bắt buộc dịch sang tiếng Anh/Việt?
VN → US: đa số yêu cầu bản dịch tiếng Anh có công chứng.
US → VN: nhiều cơ quan VN yêu cầu bản dịch tiếng Việt công chứng kèm bản gốc đã hợp pháp hóa.
7.3. Có thể ủy quyền người khác nộp hồ sơ?
Được, nhưng cần giấy ủy quyền hợp lệ và bản sao giấy tờ tùy thân của người ủy quyền/người nộp.
Hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ là bước bắt buộc để hồ sơ Việt Nam có hiệu lực và được công nhận tại Mỹ. Với đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm, chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo kết quả đúng hẹn.
Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trên hành trình chinh phục giấc mơ tại Hoa Kỳ!
Xem thêm: hướng dẫn xin visa đi Columbia