Chứng nhận lãnh sự là gì ? Thủ tục chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự

Chứng nhận lãnh sự là gì ? 

Theo khoản 1 điều 2 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự quy định  “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Thủ tục xin chứng nhận

– Trước khi xin chứng nhận, giấy tờ, văn bản liên quan của người yêu cầu chứng nhận trước hết cần có xác nhận của công chứng viên hoặc Sở Tư pháp nơi đăng ký hộ tịch Việt Nam;

– Người yêu cầu chứng nhận xin chứng nhận lãnh sự của nước sở tại với Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam;

– Người yêu cầu chứng nhận xin chứng nhận lãnh sự với Phòng Lãnh sự Đại sứ quán.

Bộ hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự. 

– 01 bản “Phiếu đề nghị chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán và Lãnh sự quán nước Cộng hòa Nhân dân Trung Quốc tại nước ngoài”;

– Bản gốc và 01 bản sao của giấy tờ, văn bản xin chứng nhận (đã được Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận);

– Bản gốc và bản sao hộ chiếu có hiệu lực hoặc bản gốc và bản sao chứng minh thư (Thẻ căn cước) của người yêu cầu chứng nhận;

– Người được ủy quyền yêu cầu chứng nhận cần cung cấp chứng minh thư của người được ủy quyền. Và bản sao chứng minh thư có hiệu lực của người đương sự. Nếu xin chứng nhận các hạng mục quan trọng, còn cần cung cấp thư ủy quyền của người đương sự;

Xin lưu lý: Đại sứ quán có thể đề nghị người yêu cầu chứng nhận có mặt tại Đại sứ quán. Và đích thân nộp đơn xin cũng như trả lời phỏng vấn nếu cần tiết.

– Trường hợp xin chứng nhận giấy phép hoạt động của công ty. Cần cung cấp bản sao hộ chiếu của đại diện pháp nhân của công ty. Và văn kiện của công ty có thể chứng minh danh tính của đại diện pháp nhân.

– Giấy tờ, văn bản chứng minh cần thiết khác theo tình hình thực tế.

Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự

– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.

– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

– Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

– Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Lệ phí

-Yêu cầu thông thường:

Chứng nhận giấy tờ, văn bản dân sự: 20USD/bản (8USD đối với công dân Trung Quốc)

Chứng nhận giấy tờ, văn bản thương mại: 40USD/bản (16USD đối với công dân Trung Quốc)

-Yêu cầu làm nhanh: Thu thêm 25USD/bản.

-Yêu cầu làm gấp: Thu thêm 37USD/bản.

-Người yêu cầu chứng nhận có thể thanh toán trực tiếp tại Đại sứ quán. Trả tại quầy riêng của Ngân hàng Công thương Trung Quốc chi nhánh Hà Nội (ngân hàng chỉ định của Đại sứ quán). Giờ làm việc là 2:30 PM-4:30 PM các ngày làm việc.

Thời gian giải quyết 

– 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

– Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên. Thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

– Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

– Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

– Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự.

– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự. Hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Nếu bạn có ý định xin giấy chứng nhận lãnh sự, đừng quên chuẩn bị thật kỹ càng những giấy tờ, hồ sơ cần thiết và lưu ý những quy định không được hợp pháp hóa trên để tránh mất thời gian. Chúc bạn thành công !

Có thể bạn quan tâm:

-> Dịch thuật văn bản pháp luật